Avainhallinta ja elektroniset avainkaapit

Onko yritykselläsi tai yhteisölläsi paljon avaimia ja tunnisteita hallinnoitavana tai vaihtuvatko niiden käyttäjät usein?

 

Yhä useammalla yrityksellä on käsissään tilanne, jossa henkilökunnan vaihtuvuus on suurta tai yrityksen tiloissa toimii useita sidosryhmiä. Samaan aikaan tulisi mahdollistaa nopea ja turvallinen kulku esimerkiksi tavarantoimittajille. Yleinen ratkaisu on ottaa käyttöön kulunvalvontajärjestelmä tai lisätä sellaisen käyttöä, mutta on olemassa muitakin vaihtoehtoja.

 

Ota avaimet ja niiden käyttäjät haltuun

Olipa yrityksellä sitten käytössä minkä tasoinen lukitusjärjestelmä tahansa ja riippumatta siitä onko sen rinnalla kulunvalvontaa tai ei, kaikkein tärkeintä on tietää kenellä on pääsy mihinkin tilaan. Lisäksi pitäisi tietää mihin tilaan päästään milläkin avaimella tai tunnisteella.

 

Avainhallintaohjelmistot tuovat tähän ongelmaan helpotusta, erityisesti silloin kun käytössä on mekaaninen lukitusjärjestelmä. Avainhallintaohjelmiston ensisijainen tehtävä on mahdollistaa avaimen helppo ja luotettava luovutus käyttäjälle, sekä yksinkertainen palautus. Tämän lisäksi ohjelmistolla on muitakin tärkeitä tehtäviä:

• Avainten ja niiden säilytyspaikkojen hallinta. Avaimien tai kulkutunnisteiden turvallisen säilyttämisen ja helpon hallinnoimisen vuoksi avaimia tulisi aina säilyttää avainkaapeissa. Jotta kulloinkin tarvittava avain löytyy helposti, avainhallintaohjelmistoon kirjataan sen säilytyspaikka. Säilytettävien avaimien lukumäärä ja niiden aukaisuoikeuksien määrä vaikuttaa puolestaan siihen, säilytetäänkö avaimia lukitussa avainkaapissa, kassakaapissa vai erillisessä turvahuoneessa.
• Pääsyoikeuksien ylläpito. Jotta eri tilanteisiin osataan valita oikea avain, tulee avaimen yhteydessä olla kirjattuna tieto siitä, mihin tiloihin sillä on pääsy. Lisäksi mahdolliset ohjeistukset avaimen luovutukseen tai sen käyttöön ovat olennaisia toimintaturvallisuuden lisäämiseksi.
• Seuranta ja raportointi. Kun avain tai tunniste on luovutettu, on tärkeää tietää milloin sen pitäisi palautua. Mikäli avain on myöhässä, olisi varmasti hyödyllistä, että järjestelmä lähettäisi automaattisesti viestin lainaajalle sen palauttamiseksi. Reaaliaikaiset raportit käytössä olevista tai kadonneista avaimista auttavat tilannekuvan ylläpitämisessä sekä ohjaavat tarvittaessa oikeisiin toimenpiteisiin.
  

Jotkin kulunvalvontajärjestelmät mahdollistavat tänä päivänä myös mekaanisten avaimien hallinnan, jolloin saman järjestelmän ja käyttöliittymän kautta on mahdollista ylläpitää kaikkia henkilön pääsyoikeuksia. Lisäksi moni järjestelmä mahdollistaa integraation elektromekaanisten lukitusjärjestelmien kanssa, jolloin pääsyoikeuksia voidaan hallinnoida reaaliaikaisesti ja helposti.

Luovutukset ja palautukset 24/7?

Monella yrityksellä on toimintaa 24/7 ja käytössä esimerkiksi vuokratyövoimaa tai alihankkijoita, jolloin pitää pääsy toimitiloihin, laitteisiin ja välineisiin järjestää toiminnan mukaisesti. 

Elektroniset avainkaapit mahdollistavat avainten turvallisen säilyttämisen siten, että ne ovat käyttäjien saatavilla juuri silloin kun niitä tarvitaan, ilman että niiden luovuttamiseen tai vastaanottamiseen tarvitaan henkilöä paikalla. Käyttäjälle luovutetaan vain ennalta määritetty avain ja avaimelle voidaan määritellä etukäteen, milloin se on noudettavissa ja milloin se tulisi palauttaa.

Järjestelmä mahdollistaa luovutettujen avaimien automaattisen seurannan ja lähettää automaattisesti viestit sekä lainaajalle, että hallinnoijalle. Näin avaimen haltija saa muistutuksen mm. palauttamattomasta avaimesta. Selainpohjaiset käyttöliittymät mahdollistavat hallinnoimisen miltä tahansa päätelaitteelta ja integraatiot esimerkiksi HR-järjestelmään tai vuorosuunnitteluun mahdollistavat avaimien luovutuksen juuri oikealle henkilölle oikeaan aikaan. 

Oman henkilökunnan lisäksi voidaan esimerkiksi huoltoyhtiölle, kuljetusliikkeille tai aliurakoitsijoille antaa pääsy avainkaapin tiettyihin nippuihin, jolloin kiinteistön ulkopuolella liikkuvat avaimet vähenevät ja riski niiden katoamisesta tai väärinkäytöksistä pienenee.

Monet avainkaappijärjestelmät mahdollista avaimien hallinnoimisen lisäksi erilaisten lokeroiden liittämisen järjestelmään, jolloin saman järjestelmän kautta voidaan esimerkiksi saapuville työntekijöille jakaa heidän tarvitsemat työvälineet kuten puhelimet, tabletit tai muut vastaavat laitteet. Järjestelmä mahdollistaa myöskin pääsyn eväämisen tiloihin, mikäli henkilö ei ole tätä ennen ottanut mukaansa esimerkiksi vaadittavaa kaasumittaria tai vastaavaa turvavälinettä.

Oikean järjestelmän valitseminen yrityksen toimintaan voi olla haastavaa ja työlästä. Ota meihin yhteyttä niin autamme valitsemaan parhaimmat ratkaisut yrityksesi turvallisuuden ja tulevaisuuden kannalta.